Menentukan Target Penjualan

Dalam menentukan suatu target penjualan haruslah cermat dan berhati-hati, target yang tidak realistis akan dapat membuat stress pelaksananya. Untuk itu dalam menentukan target penjualan bisa dimulai dari penentuan laba yang diinginkan kemudian dihitung jumlah penjualan yang harus dicapai untuk mendapat laba yang ditargetkan. Atau dengan menambahkan prosentase tertentu dari pencapaian terakhir, atau dengan mengumpulkan data dari team sales, atau dengan analisa data time series dengan penghitungan statistik dengan menggunakan data penjualan yang lalu, dan masih ada cara lain lagi yang digunakan untuk menentukan target penjualan.

Masing-masing cara atau pendekatan yang digunakan untuk menentukan target penjualan memiliki kelebihan dan kekurangannya. Pendekatan yang digunakan dalam menentukan target penjualan, pendekatan ini mungkin berguna untuk para pemula yang sedang mencari formula dalam menentukan target penjualan, namun belum tentu cocok untuk semua jenis usaha. Pendekatan ini  untuk perusahaan yang sudah berjalan sedikitnya 3 tahun.

FORMULASI MENENTUKAN TARGET PENJUALAN

Saya menyederhanakan dengan formulasi sbb:

Target Penjualan =  ( F + C +I+ O ) CL

F = Forecasting

C = Correction

I = Improvement

O = Opportunity

CL = Confidence level

FORECASTING ( Peramalan )

Dalam membuat Forecast penjualan bisa menggunakan angka volume atau dalam rupiah, perbedaan pokok terletak pada ada tidaknya perubahan harga jual, karena bisa terjadi secara rupiah penjualan menunjukkan kenaikan, namun secara volume sebenarnya terjadi penurunan.

Untuk menghindari subyektifitas, menghitung forecast penjualan dapat dilakukan penghitungan secara statistika berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya. Ada beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain metode trend setengah rata rata, metode moment, least square, regresi, dan lainnya. Pada kesempatan ini saya tidak menjelaskan berbagai macam metode tersebut.

Menghitung Forecast Penjualan dengan metode moment:

Y  =   a + bx      untuk trend garis lurus

Dimana :
Y =   variabel yang akan diramalkan, dalam hal ini adalah peramalan penjualan produk perusahaan.
a =   konstanta yang akan menunjukan besarnya harga Y apabila X sama dengan 0  (nol)
b =   variabel per x” yaitu menunjukkan besamya perubahan nilai Y dan setiap perubahan satu unit x.

x =   unit waktu, yang dapat dinyatakan dengan minggu, bulan, semester, tahun dan lainnya tergantung kepada kesesuaian dari perusahaan itu sendiri.

Contoh:

Persamaan linernya adalah :

Y = a + bx

à ∑X.Y = ∑X.a + ∑X².b

∑Y = n.a + ∑X.b

Menghitung b

22,693  =  3a + 5b

23,692  =  3a + 3b

————————-
-999      =   0  + 2b

b    =  -999/2

b    =  – 499.5

Menghitung  a

22,693  = 3a +( -499.5*5)

3a   = 22,693 +2,497.5

a   = 8,396.83

Diperoleh persamaan sbb:

Y = 8,396.83-499.5x

Untuk tahun 2017 nilai x = 2

Y = 8,396.83-499.5*2

Y = 7,397.83

Untuk tahun 2018 nilai x = 3

Y = 8,396.83-499.5*3

Y = 6,898.33

Dari perhitungan di atas diperoleh angka forecast penjualan tahun 2018 sebesar 6,898 jika dibuat grafiknya nampak seperti berikut:

CORRECTION (Koreksi)

Forecast 2018 sebesar 6898 dari perhitungan di atas bukan berarti dijadikan angka final, masih diperlukan serangkaian analisa terhadap kinerja tahun 2017 untuk mengetahui lebih baik apa penyebabnya terjadinya penurunan penjualan di tahun 2017.  Bila dilihat tahun 2016 masih menunjukkan growth positif (1,8%),  namun pada tahun 2017 growth menjadi negative (-13,8%). Terlihat bahwa pencapaian tahun 2017 diluar dugaan dan sepertinya perusahaan tidak mampu keluar dari situasi yang buruk, sehingga penjualan pada tahun 2017 turun sangat signifikan.

Apa yang menyebabkan turunnya penjualan sebesar 13,8%, perusahaan wajib melakukan analisa yang kritis dan cermat untuk menemukannya. Jika perusahaan tidak mampu mengindikasikan penyebab penurunan penjualan, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengendalikan penjualan pada tahun berikutnya, sehingga trend penurunan penjualan kemungkinan sangat besar akan terjadi lagi di tahun 2018, dan forecast penjualan tahun 2018 sebesar 6898 cukup realistis.

Memang tidak mudah untuk mengetahui secara pasti faktor apa saja yang menyebabkan terjadi penurunan penjualan yang terjadi dalam beberapa tahun ini, karena dalam beberapa tahun ini menunjukkan banyak perubahan perilaku masyarakat baik dari sisi gaya hidup, nilai, atau cara berkomunikasi akan berdampak pada perubahan kebutuhan pasar.

Perkembangan teknologi yang cepat, merubah banyak perlaku masyarakat. Teknologi membuat proses menjadi serba cepat dan lintas geografi. Perubahan ini dirasakan hampir semua sendi-sendi kehidupan. Perubahan cara berkomunikasi, perubahan dalam mendapatkan informasi, perubahan dalam memenuhi kehidupan yang serba cepat, dan perubahan lain sebagai counter dari kecepatan tersebut.

Bisa saja terjadi bahwa produk dan harga yang ditawarkan, tingkat pelayanan, saluran distribusi, cara berpromosi, dan lainnya yang dilakukan perusahaan kurang mendapat respon dari pasar yang ditarget, atau perusahaan mengalami tekanan persaingan produk sejenis dan pengganti. Perubahan tingkat daya beli masyarakat dan proses disrupsi yang sedang berjalan bisa juga sebagai salah satu penyebab turunnya penjualan.

Untuk menginventarisasi faktor apa saja yang mempengaruhi turunya penjualan, diperlukan suatu analisa secara kritis dan cermat tentang kondisi pasar dari segmen pasar yang ditarget serta faktor yang mempengaruhi segmen pasar tersebut. Hasil analisa kondisi pasar tersebut dapat dituangkan dalam sebuah daftar kemudian dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan perusahaan dalam upaya meraih penjualan. Ketidaksesuaian akan terlihat dan ketidaksesuaian tersebut hanya butuh suatu keyakinan bahwa hal tersebut merupakan fakta yang telah terjadi.

Masalah kualitas, harga, lokasi, kemasan sebagai penentu dan apakah produk dan harga ditawarkan inline dengan kebutuhan pasar. Kemudian hal yang penting berikutnya, apa yang menggerakan produk tersebut dapat terjual, disini strategi marketing dan penjualan sangat penting, dan kesiapan sumber daya dimiliki.

Apa yang terjadi bila perusahaan tidak melakukan perbaikan dan atau perubahan terhadap hal hal yang menyebabkan turunnyan penjualan. Trend prosentase penurunan dapat dijadikan acuan, tinggal menilai seberapa besar penjualan akan menurun bila tidak dilakukan perbaikan. Apakah angka proyeksi 6898 di atas masih perlu dikoreksi positif atau negative.

Analisa di atas tidak hanya berlaku pada saat penjualan mengalami penurunan, tetapi pada saat penjualan mengalami kenaikan, perlu diketahui faktor apa saja yang menentukan kenaikan penjualan. Pemahaman ini akan membantu anda dalam mengendalikan penjualan.

IMPROVEMENT (Perbaikan)

Kesalahan-kesalahan yang terjadi di tahun sebelumnya jangan dilanjutkan, perbaiki atau ubah menjadi lebih efektif. Misalnya dipastikan bahwa telah terjadi salah strategi dalam marketing, perbaikannya adalah dengan merubah strategi marketing yang lebih efektif.

Setelah memiliki daftar faktor yang diindikasikan secara kuat sebagai penyebab turunnya penjualan, berikutnya mengukur seberapa jauh perusahaan mampu melakukan perbaikan dan seberapa besar perbaikan tersebut dapat menahan turunnya penjualan atau menambah peroleh penjualan. Perbaikan juga harus dikaji dari aspek keuangan, apakah dari kajian keuangan perbaikan tersebut dapat memperbaiki perolehan laba perusahaan.

Improvement harus dilakukan bila perusahaan ingin memperbaiki perolehan penjualan. Namun perlu hati hati karena masing masing faktor dapat berkaitan satu sama lain, jika strategi marketing telah direspon positif oleh pasar, namun strategi penjualan direspon negative oleh pelanggan, maka hasilnya tidak optimal.

OPPORTUNITY (Kesempatan)

Perubahan pasar bisa mendatangkan peluang baru, dengan pemahaman kondisi pasar dan bisnis anda, serta terbuka dalam menerima masukan dan informasi niscaya akan menemukan peluang peluang yang dapat meningkatkan perolehan penjualan. Contoh peluang misalnya produk yang telah dibuat X, kemudian ada kebutuhan pasar untuk produk X1, peluang ini bisa dianalisasi untuk diambil atau tidak. Jika mampu mengidentifikasi kebutuhan pasar dengan jeli, akan dapat ditemukan peluang-peluang yang mungkin saja dapat mendongkrak penjualan.

Dalam bisnis tidak kata terhenti, menunggu, tapi lebih kepada mencari,  menemukan, dan meraih. Semangat meraih peluang akan mendorong seluruh komponen yang terlibat dalam perusahaan untuk memunculkan strategi dan program yang efektif dan efisien.

Buatlah daftar tentang peluang untuk meningkatkan penjualan kemudian lakukan analisa cost and benefit dengan bagian terkait, kemudian pilih peluang satu atau lebih yang memiliki tingkat keberhasilan paling tinggi.

CHALLENGE (Tantangan)

Dalam menentukan target sebaiknya mengandung tantangan, tantangan sebaiknya dibarengi dengan apresiasi. Dalam kasus di atas sebenarnya sudah memiliki tantangan, baik di tahap perbaikan maupun mengambil kesempatan.

CONFIDENCE LEVEL (Tingkat Keyakinan)

Tingkat kepercayaan akan akurasi data dan kecermatan analisa, serta kemampuan sumber daya menjadi pertimbangan dalam menilai seberapa jauh rencana atau program dapat dijalankan dengan sukses. Banyak orang memiliki rencana besar namun ragu dalam menjalankannnya, jika timbul keraguan mestinya dapat dijawab apa yang membuat ragu. Bagian ini bisa menjadi suatu proses untuk memverifikasi kembali seluruh yang direncanakan.

TARGET PENJUALAN

Formulasi untuk menentukan target penjualan di atas, untuk menyederhanakan tahap tahap untuk menentukan target penjualan agar runtut dan diharapkan dapat menghasilkan angka target yang lebih realisitis. Sebagai ilustrasi hasil dari penghitungan target penjualan, dapat digambarkan sebagai berikut:

Dalam ilustrasi ini diperoleh target penjualan tahun 2018 sebesar 7,864 atau naik 9,5% dari tahun 2017. Namun Target penjualan tahun 2018 masih lebih rendah dari pencapaian tahun 2016, jika perusahaan menginginkan kembali ke angka tahun 2016, tentunya tidak bisa mengganti angka begitu saja, melainkan harus memiliki strategi dan program kerja tambahan yang realistis dan dapat diraih. Memperbaiki penjualan dalam kondisi trend penjualan menurun bukanlah hal yang mudah dilakukan dan sering terjadi strategi dan program marketing maupun penjualan akan berdampak pada penjualan setelah beberapa bulan kemudian bahkan bisa ditahun berikutnya.

Final target yang didapat dari penghitungan target penjualan di atas akan dimasukan dalam perencanaan laba perusahaan, sehingga dari aspek keuangan akan tergambar apa dampak dari target penjualan tersebut terhadap perencanaan laba perusahaan.

Semoga bermanfaat

Kantor Jasa Akuntansi (KJA) Dan Jasa Profesi

Apa itu Kantor Jasa Akuntansi (KJA)?

Kantor Jasa Akuntasi (KJA) adalah badan usaha yang memberikan Jasa Akuntansi seperti Jasa Pembukuan, Jasa Kompilasi Laporan Keuangan, Jasa Manajemen, Akuntansi Manajemen, Konsultasi Manajemen, Jasa Perpajakan, Jasa Prosedur yang Disepakati atas Informasi Keuangan, dan Jasa Sistem Teknologi Informasi. Kantor Jasa Akuntansi (KJA) harus mendapatkan izin dari Kementerian Keuangan Republik Indonesia dan diwajibkan untuk menjadi anggota dari Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) sebelum memberikan atau menyediakan Jasa Akuntansi dan Pajak kepada masyarakat.

Berbeda dengan Kantor Akuntan Publik, Kantor Jasa Akuntansi (KJA) dilarang memberikan jasa audit sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2011 tentang Akuntan Publik.

Aspek yang dimiliki KJA
Kantor Jasa Akuntansi (KJA) sebagai solusi dari masalah terkait masalah akuntansi yang dihadapi oleh bisnis atau usaha. Berikut ini adalah aspek yang dimiliki KJA:

• Aspek Legalitas : KJA telah memiliki payung hukum resmi yang diakui oleh pemerintah dan Asosiasi Profesi Akuntan atau Ikatan Akuntan Indonesia. Dengan adanya payung hukum ini, bisa meningkatkan kepercayaan publik terhadap KJA.
• Aspek Standar dan Mutu : KJA telah memiliki system pengendalian mutu yang ditetapkan oleh Asosiasi Profesi Akuntan sebagai alat control dalam menjaga kualitas mutu jasa akuntansi. Sehingga, Anda tidak perlu khawatir akan kualitas dari KJA.
• Aspek Profesionalisme : KJA harus dipimpin dan dikelola oleh akuntan beregister negara yang terjaga kompetensi dan profesionalitasnya.
• Aspek Integritas : KJA memegang teguh kode etik dan standar profesi yang ditetapkan oleh Asosiasi Profesi Akuntan dalam memberikan pelayanan jasa kepada klien/pengguna jasa.
• Aspek Pengawasan dan Pembinaan: KJA dibina dan diawasi oleh Pusat Pembinaan Profesi Akuntan Departemen Keuangan RI dan Asosiasi Profesi Akuntan (Ikatan Akuntan Indonesia) dalam rangka meningkatkan profesionalisme dan kepatuhan Akuntan.
• Kredibilitas Laporan Keuangan akan tinggi karena sudah sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik. (SAKETAP)
• Mempunyai Persepsi yang bagus dan bankable untuk Bank Perkreditan Rakyat dan Bank Umum lainnya karena sudah ditangani oleh Akuntan Professional dan Beregister Negara. Hal ini tentu berkenaan dengan modal kerja untuk operasional perusahaan yang begitu sangat dibutuhkan oleh Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM).
• Tidak kerepotan dalam menyusun dan membuat Laporan Keuangan karena sudah ditangani oleh Akuntan Professional, Berpengalaman dan Akuntabel termasuk di sektor perpajakannya.
• Lebih leluasa menjalankan bisnis dikarenakan Laporan Keuangan perusahaan dibuat dengan rapi dan akuntabel. Ini dapat menjadi kontrol perusahaan dalam menentukan kebijakan terkait pemakaian biaya dan acuan peningkatan penjualan.
• Dapat dimanfaatkan sebagai langkah ekspansi dan bekerja sama dengan investor di luar Indonesia karena laporan keuangannya sudah acceptable.
• Perusahaan atau orang pribadi tidak lagi perlu untuk merekrut karyawan/staff pada bagian Akuntansi sehingga mampu mengurangi biaya-biaya yang melekat padanya.
• Perusahaan akan lebih aman dan nyaman terhadap keakuratan laporan keuangan yang diterbitkan karena langsung dikerjakan oleh tenaga ahli yang profesional.
• Biaya yang dikeluarkan akan jauh lebih efisien dan hemat dibanding dengan luasnya scope pekerjaan yang dilakukan .
• Kerahasiaan data perusahaan dapat lebih terjamin karena Kantor Jasa Akuntansi (KJA) terikat pada kode etik Profesi.
• Kantor Jasa Akuntansi (KJA) bekerja secara profesional dan terlepas dari konflik kepentingan sehingga menghindarkan perusahaan dari hal-hal yang bersifat fraud (Kecurangan) dan pelanggaran kebijakan internal.
• Pada tingkat pemegang kebijakan, Pemilik Usaha maupun Direksi bisa lebih fokus untuk memikirkan Strategic Planning karena seluruh aspek laporan keuangan sudah di kerjakan secara sistematis, terukur dan memenuhi kepatuhan terhadap kebijakan Perusahaan maupun Standar Keuangan.
• Perusahaan akan diberikan solusi yang mungkin dibutuhkan dalam bentuk sharing knowledge, Karena sebagai konsultan Akuntansi KJA memiliki para ahli di berbagai bidangnya

JASA PROFESI KANTOR JASA AKUNTANSI (KJA)

Jasa Akuntansi

• Design System Akuntansi Keuangan Terpadu
• Audit Kesepakatan khusus /Audit Upon Agreement (AUP)
• Kompilasi (Penyusunan) Laporan Keuangan
• Pembuatan Kebijakan Akuntansi
• Pembuatan Prosedur Anggaran

Jasa Konsultasi Manajemen Keuangan

• Studi Kelayakan Bisnis
• Advis di bidang Pasar Modal (Emisi Saham Perdana)
• Merger, Akuisisi dan atau Pemekaran
• Restrukturisasi
• Penyusunan Risk Manajemen

Jasa Perpajakan

• Perencanaan Pajak
• Administrasi Perpajakan
• Pengurangan PPh Pasal 25 Badan
• Pembebasan PPh Pasal 22 impor
• Penundaan Penyampaian SPT Badan
• Pengurangan PBB atas Badan Khusus
• Revaluasi Aktiva Tetap
• Kuasa Flukurn Pajak di Badan Peradilan Pajak
• Penyusunan dan pengurusan keberatan PPh,PPN, PBB
• Penyusunan dan pengurusan banding PPh,PPN, PBB
• Pengurusan restitusi PPN dan PPh Badan
• Pengurusan PPh Pasal 26 atas Wajib Pajak Luar Negeri
• Jasa Pelatihan bidang Perpajakan dan Perekrutan

Jasa Manajemen Sumber Daya Manusia

• Rekruitmen dan Jasa Executive Search
• Outsourcing Service
• Pelatihan & Pengembangan Sumber Daya Manusia
• Organizational Review a Job Analysis
• Job Evaluation / Classification
• Compensation Management
• Career Management
• Redundancy Planning
• Human Resource Policies and o Platinum Shake hand Service Procedures

Jasa Teknologi Informasi

• Membangun sistem operasi bisnis terintegrasi
• Membangun sistem akuntansi keuangan pemerintahan
• Pemeliharaan Jaringan.

Jasa Pemetaan Bisnis dan Sumber Daya Daerah

• Pemetaan potensi sumber dan pasar
• Pemetaan potensi sumber daya untuk meningkatkan pendapatan asli daerah (PAD)

Jasa Akuntansi/Accounting Service :

• Pembuatan laporan posisi keuangan /Balance sheet
• Pembuatan laporan rugi/laba/Profit and loss
• Penyusunan arus kas/Cash Flow
• Pembuatan laporan perubahan modal/Statement of change in Equity
• Catatan atas laporan keuangan./Notes of financial statement
• Analisa sistem informasi akuntansi /Accounting informatian analysis
• Pembuatan rancangan S.O.P Akuntansi perusahaan./Design of Accounting Procedures
• Penghitungan dan pelaporan SPT PPn dan PPh/ Tax calculating and reporting value added the tax and income tax
• Perencanaan pajak / Tax planning
• Konsultasi Pajak/ Tax advisory
• Review dan rekonsiliasi pajak/ Tax review and reconciliation.
• Pendampingan dalam pemeriksaan pajak/ Assistance in tax audit and appeal
• Penyusunan rencana kerja anggaran Perusahaan./Budgetting
• Penyusunan study kelayakan bisnis/ Feasibility Study
• Evaluasi rancangan pengendalian proyek dan management resiko/ Internal control project evaluation and risk management control
• Evaluasi sturuktur organisasi perusahaan, siklus produksi dan pengawasan mutu barang / Organisation structure review, flow of production evaluation and product quality control.
• Evaluasi tugas dan tanggung jawab, distibusi beban kerja , sistem penggajian, pengukuran kinerja dan penghargaan./ Job descriptioan evaluatian and load of job distribution, Payroll system, Key performance index (KPI) and rewardness.
• Penyediaan program applikasi Akuntansi/ Accounting software
• Instalasi jaringan dan perangkat komputer/ Installation of IT Package.
• Jasa konsultasi IT dan design sistim informasi Akuntansi/ IT advisory and accounting information system designing.

Jasa Prosedur yang disepakati atas informasi keuangan/ Service upon agreed of financial information.

• Pemeriksaan internal/ Internal Audit
• Pemeriksaan atas kepatuhan sistem dan Prosedur/ Compliance audit
• Pemeriksaan khusus atas informasi keuangan / Special audit.
• Jasa pelatihan akuntansi/ Accounting training
• Jasa Pelatihan Pajak Brevet A dan B / Tax training for A and B Tax Qualification.
• Jasa Pelatihan applikasi program komputer akuntansi/ Training for accounting software program.

Manfaat Menggunakan KJA

Adapula manfaat yang di peroleh pengusaha jika menggunakan Kantor Jasa Akuntansi (KJA) sebagai solusi terbaik untuk menangani masalah atau problematika yang terdapat pada sektor keuangan dan perpajakan anda, antara lain sebagai berikut :

Siapa saja yang bisa menggunakan jasa Kantor Jasa Akuntansi (KJA)?

Pengguna jasa Kantor Jasa Akuntansi (KJA) adalah orang pribadi atau perseorangan, Koperasi, Yayasan, Badan Hukum yang berbentuk persekutuan modal seperti PT yang tersebut dalam UU No 40 tahun 2008, serta persekutuan perdata CV, Firma dan badan usaha yang modalnya dimiliki oleh pemerintah seperti BUMN, BUMD.

Bidang usaha apa saja yang membutuhkan jasa Kantor Jasa Akuntansi (KJA)?

Dalam memberikan pelayanan Jasa Akuntansi kantor (KJA) dapat memberikan pelayanan jasa diseluruh bidang usaha, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa, Perdagangan dan Industri. Selain itu apabila dilihat dari skala usahanya maka Kantor Jasa Akuntansi (KJA) juga dapat memberikan pelayanan mulai dari skala usaha Kecil, Menengah atau pun Besar atau dengan kata lain mulai dari UMKM maupun Korporasi.

Keuntungan Menggunakan KJA

Berikut ini adalah keuntungan menggunakan KJA:

Jasa Formal
Jasa Fasilitasi
Jasa Perpajakan
Jasa Konsultasi Human Resources

Konsultasi Sumber Daya Manusia meliputi:


Dalam rangka memberikan pelayanan dan perlindungan terhadap kepentingan publik, pembinaan terhadap profesi akuntan, dan mendorong perkembangan profesi akuntan di Indonesia untuk menghadapi tantangan profesi dalam perekonomian global. Pusat Pembinaan Profesi Keuangan Kementerian Keuangan melalui Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 25/PMK.01/2014 Tentang Akuntan Beregister Negara mengizinkan akuntan mendirikan Kantor Jasa Akuntansi (KJA).
KJA adalah badan usaha yang memberikan jasa akuntansi seperti jasa pembukuan, jasa kompilasi laporan keuangan, jasa manajemen, akuntansi manajemen, konsultasi manajemen, jasa perpajakan, jasa prosedur yang disepakati atas informasi keuangan, dan jasa sistem teknologi informasi. KJA harus mendapatkan izin dari Menteri sebelum memberikan jasa akuntansi. KJA dilarang memberikan jasa asurans sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2011 tentang Akuntan Publik.

Jasa Profesi Kantor Jasa Akuntansi (KJA) :

Jasa Perpajakan/ Tax Service
Jasa Management/ Management Service :
Jasa Tehnology informasi / Information Technology service
Jasa Pelatihan / Training Service

Accounting & Auditing Procedures Hotel

Accounting & Auditing Procedures

Meskipun akuntansi dan audit merupakan bidang terkait, mereka beroperasi terpisah dalam sebuah organisasi. Itu berarti bahwa kebijakan dan prosedur akuntansi yang akan terpisah dari kebijakan audit dan prosedur. Akuntansi merupakan bagian dari operasi bisnis, sedangkan audit merupakan fungsi pengawasan independen.

1.  Kebijakan

Kebijakan prinsip-prinsip, aturan dan pedoman yang dirumuskan atau diadopsi oleh organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang.

2.  Prosedur

Prosedur adalah metode khusus yang diterapkan untuk mengekspresikan kebijakan dalam tindakan operasional organisasi sehari-hari. Sama seperti batasan dan pedoman yang Anda tetapkan di rumah dirancang untuk melatih anak-anak Anda pada perilaku yang tepat, prosedur yang dirancang untuk menampilkan karyawan bagaimana melaksanakan tugas pekerjaan mereka.

3.  Kebijakan dan Prosedur Bertindak Bersama 

Kebijakan dan prosedur adalah salah satu alat yang paling berharga yang tersedia untuk manajemen. Di masa lalu, kebijakan dan prosedur adalah salah satu daerah yang paling diabaikan dari manajemen; sering semua orang tampaknya tahu apa kebijakan dan prosedur tapi mereka tidak diformalkan secara tertulis.

Sekarang proses akuntansi dan pelaporan keuangan harus dipetakan - yang menempatkan prosedur di atas kertas - dan sejak dimulainya kontrol internal harus dievaluasi dan dilaporkan oleh manajemen dan auditor independen, kebijakan dan prosedur harus dibuat secara tertulis atau akan ada masalah pengendalian internal yang akan dilaporkan.

"Kebijakan dan prosedur bertindak bersama-sama memberikan hubungan strategis antara visi perusahaan dan operasional sehari-hari," kata Michael Griffin, penulis "Cara Menulis Pedoman Kebijakan." Hal ini penting karena  - seperti aturan dan batas yang ditetapkan di rumah untuk anak-anak - baik kebijakan dan prosedur tertulis memungkinkan karyawan untuk memahami peran dan tanggung jawab dalam batas-batas yang telah ditentukan. Kebijakan dan prosedur tertulis yang mudah untuk memahami bahasa manajemen memberikan kemampuan untuk memandu operasi tanpa manajemen konstan mikro. Bahkan, kebijakan dan prosedur tertulis jelas menghemat manajemen jam yang tak terhitung waktu mengarahkan karyawan pada apa yang harus dilakukan.

4.  Kebijakan Akuntansi dan Prosedur

Fungsi akuntansi adalah bagian dari kegiatan operasional harian dari keseluruhan bisnis. Kebijakan akuntansi dan prosedur yang seharusnya menjadi bagian dalam kebijakan perusahaan dan manual prosedur atau volume terpisah dalam satu set manual kebijakan perusahaan. Intinya adalah bahwa kebijakan dan prosedur akuntansi diawasi oleh manajemen perusahaan, yang akhirnya ke kantor pusat ataupun akuntan publik, kebijakan dan prosedur akuntansi merupakan elemen penting dalam pengendalian internal (seperti juga kebijakan dan prosedur untuk setiap bagian dari bisnis) struktur perusahaan. Mereka memberikan pedoman bagi staf akuntansi untuk memproses transaksi dan menghasilkan catatan akuntansi yang akurat dan penting untuk operasi yang efisien dan efektif bisnis.

5.  Kebijakan Audit dan Prosedur

Departemen audit di sebuah perusahaan harus independen dari manajemen. Hal ini dilakukan dengan memiliki departemen audit. Sementara audit akan memiliki kebijakan dan prosedur yang mencapai tujuan umum dibahas di atas, kebijakan dan prosedur audit akan benar-benar terpisah dari kebijakan dan prosedur perusahaan secara keseluruhan. kebijakan dan prosedur audit diarahkan untuk mencapai tujuan keseluruhan departemen audit yang ditetapkan oleh dewan direksi. Audit kebijakan dan prosedur pengendalian internal merupakan penting dalam departemen audit dan departemen audit yang efektif adalah pengendalian internal yang penting dalam perusahaan.

6.  Akuntansi dan Kebijakan Audit dan Prosedur

Meskipun akutansi dan audit  merupakan bidang terkait, namun memiliki fungsi yang sangat berbeda dalam pegaturan perusahaan. Kebijakan akuntansi, audit dan prosedur akan memiliki tujuan yang sama (untuk memandu fungsi akuntansi dan audit) - mereka cukup berbeda dalam fokus operasional. Akuntansi sebagai bagian dari kegiatan operasional harian bisnis; dan audit sebagai fungsi pengawasan untuk manajemen, dewan direksi.

7.  Hotel Night Audit

Dilakukannya night audit untuk memeriksa dan memastikan semua penjualan dan penerimaan pembayaran di Front Office, restoran maupun di outlet lainnya dan menutup semua transaksi pada hari yang bersangkutan. Dalam proses night audit, sistem akan mengakumulasi semua data dan mencetak laporan-laporan.

8.  Hotel Income audit

Memastikan kebenaran perhitungan dari night audit dan mengalokasikan  pendapatan dengan benar sesuai general ledger.

Mencocokkan, mengkoreksi dan memastikan kelengkapan dokumen yang sesuai dengan prosedur operasional hotel dan mengakumulasi, menganalisa revenue tiap hari (untuk dibandingkan dengan budget).

BANKING

House bank

Adalah uang tunai “dalam jumlah terbatas” yang disetujui oleh manajemen dan dipergunakan dalam operasional sehari-hari untuk kepentingan hotel.

Bank Account

Data rekening hotel yang dipergunakan untuk operasional sehari-hari dan dikenal dengan hotel system, yaitu : Bank In, Bank Out.

Bank In

Adalah rekening bank yang berfungsi untuk menerima setoran hasil usaha hotel. Setoran unit hotel ke rekening bank in dapat berupa uang tunai, credit card, cek, bilyet giro, dan transfer. Semua hasil operasional (revenue) & non operasional harus disetor seluruhnya ke bank in keesokan harinya (kecuali hari Sabtu dan hari libur) dan tidak boleh dikurangi untuk keperluan pengeluaran rutin atau pengeluaran lainnya oleh hotel. Sedang Sabtu dan hari libur, semua hasil operasional (revenue) harus disetorkan pada hari kerja berikutnya. Sementara dana disimpan di brankas.

Bank Out

Adalah rekening yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional juga pembayaran : supplier, remunerasi karyawan, dapat berupa uang tunai, cek, bilyet giro, dan transfer.

Pembuatan Bukti Bank

Semua transaksi bank in dibuatkan bukti penerimaan bank dan bank out  bukti pengeluaran bank.

Daftar Rekening

Untuk  sebuah system akutansi, daftar rekening adalah sangat penting, karena daftar rekening merupakan hal yang pokok untuk pencatatan dokumen, jurnal, buku-buku besar, laporan-laporan maupun keseluruhan procedure yang digunakan pada system akutansi. Karena banyaknya rekening-rekening (account) maka proses dan daftar itu perlu diatur secara teratut sehingga mudah untuk menemukannya dengan memberi nomor dan kode-kode pada semua rekening (account) yang ada.

Pada dasarnya rekening digolongkan :

1. Rekening riil (real account), yaitu rekening yang merupakan unsure dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari :

a.   Rekening harta (aktiva)

b.   Rekening utang

c.   Rekening modal

Rekening utang dan modal ( rekening Pasiva ), sisa dari rekening riil ini pada akhir periode pembukuan, akan digunakan sebagai sisa awal untuk periode akutansi berikutnya.

2. Rekening nominal / rekening sementara (nominal/temporary accounts), yaitu rekening yang merupakan unsure – unsure dalam penyusunan perhitungan Rigi-Laba. Rekening ini terdiri dari :

a.   Rekening penjualan / Pendapatan

b.   Rekening harga pokok dan Biaya

Pada akhir tahun, buku kedua rekening ini akan dipindahkan ke Rugi Laba dan pada akhirnya akan dipindahkan lagi ke rekening modal.

Dalam setiap periode akutansi, siklus akutansi akan diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post closing trial balance. Proses akutansi bisa dilakukan secara manual maupun (system) komputerisas.

Siklus akutansi merupakan tahapan-tahan dalam yang terdiri dari :

1.  Pengumpulan data administrasi keuangan.

2.  Analisis transaksi.

3.  Membukukan transaksi keuangan pada jurnal.

4.  Membukukan pada buku besar.

5.  Menyiapkan neraca percobaan.

6.  Menyiapkan jurnal penyesuaian.

7.  Menyiapkan laporan keuangan.

Arus Dokumentasi Akutansi (accounting flow chart)

Adalah suatu siklus mulai dari terjadinya transaksi yang menimbulkan dokumen dasar dan kemudian ke jurnal dan dicatat ke buku besar sehingga dapat disusun laporan keuangan yang berupa Neraca Perhitungan Rugi – Laba.

NERACA

Maksud dari penyusunan Neraca adalah untuk menyajikan posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu yang berupa harta yang dimiliki, utang serta modal perusahaan. Neraca yang disusun setiap bulan dikenal sebagai Neraca Interim ( antar waktu ) yang dimaksud untuk mengawasi efisiensi perusahaan.

Pos-pos Neraca dibedakan mana yang current asset / current liability dan mana yangg non current asset / liability yang bisa ditulis dalam Neraca.

Seperti penggolongan berikut :

I.  Asset( kekayaan ), dalam neraca akan terlihat pada sebelah

    Debet (kiri).

1.  Current Assets ( harta lancar )

• Cash ( uang tunai, bank, serta dengan kas / deposito )

• Account Receivable ( AR / Piutang / tagihan )

• Inventories ( persediiaan )

• Prepaid Expenses ( biaya dibayar dimuka, antara lain : biaya premi asuransi, biaya sewa gedung ).

• Other Current Asset (harta lancar lanilla : antara lain : pembelian dimuka atas statu barang yang jumlahnya akan berkurang apabila barang yang dibeli diterima.

• Fixe Asset ( barang brgerak maupun tidak brgerak : kenderaan, gedung ) 

• Operating Equipment ( chinas ware, glassware, silverware )

• Deffered Charge ( biaya yang ditangguhkan pembebanannya antara lain : pre-opening expenses )

2 .  Fixed Asset ( harta tetap )

3.  Others Asset

II. Liability ( hutang ) ,dalam nerca akan terlihat dalam sebelah

     Kredit kanan.

1.  Current Liabilities ( kewajiban lancar )

• Account Payable – Trade Creditor ( hutang dagang ).

• Others account Payable ( untuk menampung hutang-hutang yang lain seperti : service charge )

• Account liabilities ( hutang tertahan yang harus dibayarr ).

• Affiliated Company Account( account yang digunakan untuk mencatat hubungan rekening Koran kantor pusat dengan rekening Koran unit )

• Deffered Income( pendapatan yang belum menjadi hak perusahaan antara lain : room deposit, banquete deposit, store rental deposit )

• Reserve( disebut juga account cadangan ). Antara lain seperti : reserve untuk THR dicadangkan 1 bulan gaji sesuai dengan ketentuan yang ada dihotel.

Neraca terlihat sebelah Kredit kanan.
berjalan )

2.  Long term Debt

III. Capital / NET Worthdan Operating Control Account dalam

1.    Capital Stock ( modal saham ).

2.    Retained Earning ( laba yang ditahan ).

3.    Current Profit or Loss ( keuntungan / kerugian bulan / tahun

ANALISA

Management akan dapat menganalisa kemampuan perusahaan dari :

1. Current Rasio ( Working Capital Ratio ) = current asset / current liabilities. Yaitumembandingkan jumlah harta lancer dengan kewajiban lancar.

• Jika harta lancer > kewajiban lancer, atau CR > 1, artinya perusahaan “liquid” ( mampu bayar hutang lancar )

• Jika harta lancer < kewajiban lancer, atau CR < 1, artinya perusahaan kesulitan membayar hutang lancarnya.

2. Quick Ratio atau Accid Test Ratio = Current Asset – Inventory / Current liabilities. Yaitu membandingkan jumlah current asset yang mempunyai likuiditas yang tinggi dengan current liablitties. Perbandingan < 1 dianggap kurang baik.

3.  Activity Ratioadalah rasio yang mengukur likuiditas aktiva tertentu dan efisiensi pengelolan asset. Yang termasuk dalam kategori ini adalah rata-rata pengumpulan piutang ( average collection period ), perputaran piutang ( account receivable ), perputaran barang ( inventory turnover ), perputaran aktiva tetap ( fixed assets turnover ) dan perputaran total aktiva ( total assets turnover).

4. Profiability Rasioadalah rasio yang mengukur kinerja secara keseluruhan perusahaan dan efisiensi dalam pengelolaan aktiva, kewajiban dan modal. Yang termasuk dalam kategori ini adalah prosentase laba kotor ( gross profit margin ), prosentase laba bersih ( net profit margin ), cash flow margin, return on total assets ( ROA ) atau return on investment ( ROI ), return on equity ( ROE ) dan cash return assets.

FIXED ASSET

Ini disebut aktiva tetap atau harta tetap atau disebut juga company propery.

Fixed Assed dapat dibedakan :

1.  Fixed Assets

2.  Operating Equipment

Fixed Assets

Yang digolongkan dalam Fixed assets adalah :

• Land – ini tidak dikenakan depreciation
• Garden & land Improvement – ini dikenakan depreciation
• Building & building equipment – ini dikenakan depriciation dengan jangka waktu 10 – 20 tahun, account ini berupa bangunan hotel, kantor, gedung, gedung untuk mesin listrik.
• Additions, Replacement and improvements adalah kelak diadakan perubahan, penambahan serta penggantian yang berarti menambah nilai gedung tersebut secara tidak langsung.
• Air Conditioning equipment – ini dikenakan depreciation 5 tahun.
• Furniture, Fixture and equipment termasuk dalam golongan ini adalah perabot kantor, perabot kamar, mesin-mesin, mesin kantor dan sejenisnya.

Automobiles, bagi suatu hotel / restaurant adalah alat angkut tamu, alat pengangkut bagi barang gudang dan alat pengangkut bagi karyawan.

Operating Equipment.

Yang digolongkan dalam golongan ini adalah :

• Chinaand glassware room

• Chinaand glassware F & B

• Linen Room

• Linen F&B

• Silver F&B

• Uniform