Accounting & Auditing Procedures Hotel

Accounting & Auditing Procedures

Meskipun akuntansi dan audit merupakan bidang terkait, mereka beroperasi terpisah dalam sebuah organisasi. Itu berarti bahwa kebijakan dan prosedur akuntansi yang akan terpisah dari kebijakan audit dan prosedur. Akuntansi merupakan bagian dari operasi bisnis, sedangkan audit merupakan fungsi pengawasan independen.

1.  Kebijakan

Kebijakan prinsip-prinsip, aturan dan pedoman yang dirumuskan atau diadopsi oleh organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang.

2.  Prosedur

Prosedur adalah metode khusus yang diterapkan untuk mengekspresikan kebijakan dalam tindakan operasional organisasi sehari-hari. Sama seperti batasan dan pedoman yang Anda tetapkan di rumah dirancang untuk melatih anak-anak Anda pada perilaku yang tepat, prosedur yang dirancang untuk menampilkan karyawan bagaimana melaksanakan tugas pekerjaan mereka.

3.  Kebijakan dan Prosedur Bertindak Bersama 

Kebijakan dan prosedur adalah salah satu alat yang paling berharga yang tersedia untuk manajemen. Di masa lalu, kebijakan dan prosedur adalah salah satu daerah yang paling diabaikan dari manajemen; sering semua orang tampaknya tahu apa kebijakan dan prosedur tapi mereka tidak diformalkan secara tertulis.

Sekarang proses akuntansi dan pelaporan keuangan harus dipetakan - yang menempatkan prosedur di atas kertas - dan sejak dimulainya kontrol internal harus dievaluasi dan dilaporkan oleh manajemen dan auditor independen, kebijakan dan prosedur harus dibuat secara tertulis atau akan ada masalah pengendalian internal yang akan dilaporkan.

"Kebijakan dan prosedur bertindak bersama-sama memberikan hubungan strategis antara visi perusahaan dan operasional sehari-hari," kata Michael Griffin, penulis "Cara Menulis Pedoman Kebijakan." Hal ini penting karena  - seperti aturan dan batas yang ditetapkan di rumah untuk anak-anak - baik kebijakan dan prosedur tertulis memungkinkan karyawan untuk memahami peran dan tanggung jawab dalam batas-batas yang telah ditentukan. Kebijakan dan prosedur tertulis yang mudah untuk memahami bahasa manajemen memberikan kemampuan untuk memandu operasi tanpa manajemen konstan mikro. Bahkan, kebijakan dan prosedur tertulis jelas menghemat manajemen jam yang tak terhitung waktu mengarahkan karyawan pada apa yang harus dilakukan.

4.  Kebijakan Akuntansi dan Prosedur

Fungsi akuntansi adalah bagian dari kegiatan operasional harian dari keseluruhan bisnis. Kebijakan akuntansi dan prosedur yang seharusnya menjadi bagian dalam kebijakan perusahaan dan manual prosedur atau volume terpisah dalam satu set manual kebijakan perusahaan. Intinya adalah bahwa kebijakan dan prosedur akuntansi diawasi oleh manajemen perusahaan, yang akhirnya ke kantor pusat ataupun akuntan publik, kebijakan dan prosedur akuntansi merupakan elemen penting dalam pengendalian internal (seperti juga kebijakan dan prosedur untuk setiap bagian dari bisnis) struktur perusahaan. Mereka memberikan pedoman bagi staf akuntansi untuk memproses transaksi dan menghasilkan catatan akuntansi yang akurat dan penting untuk operasi yang efisien dan efektif bisnis.

5.  Kebijakan Audit dan Prosedur

Departemen audit di sebuah perusahaan harus independen dari manajemen. Hal ini dilakukan dengan memiliki departemen audit. Sementara audit akan memiliki kebijakan dan prosedur yang mencapai tujuan umum dibahas di atas, kebijakan dan prosedur audit akan benar-benar terpisah dari kebijakan dan prosedur perusahaan secara keseluruhan. kebijakan dan prosedur audit diarahkan untuk mencapai tujuan keseluruhan departemen audit yang ditetapkan oleh dewan direksi. Audit kebijakan dan prosedur pengendalian internal merupakan penting dalam departemen audit dan departemen audit yang efektif adalah pengendalian internal yang penting dalam perusahaan.

6.  Akuntansi dan Kebijakan Audit dan Prosedur

Meskipun akutansi dan audit  merupakan bidang terkait, namun memiliki fungsi yang sangat berbeda dalam pegaturan perusahaan. Kebijakan akuntansi, audit dan prosedur akan memiliki tujuan yang sama (untuk memandu fungsi akuntansi dan audit) - mereka cukup berbeda dalam fokus operasional. Akuntansi sebagai bagian dari kegiatan operasional harian bisnis; dan audit sebagai fungsi pengawasan untuk manajemen, dewan direksi.

7.  Hotel Night Audit

Dilakukannya night audit untuk memeriksa dan memastikan semua penjualan dan penerimaan pembayaran di Front Office, restoran maupun di outlet lainnya dan menutup semua transaksi pada hari yang bersangkutan. Dalam proses night audit, sistem akan mengakumulasi semua data dan mencetak laporan-laporan.

8.  Hotel Income audit

Memastikan kebenaran perhitungan dari night audit dan mengalokasikan  pendapatan dengan benar sesuai general ledger.

Mencocokkan, mengkoreksi dan memastikan kelengkapan dokumen yang sesuai dengan prosedur operasional hotel dan mengakumulasi, menganalisa revenue tiap hari (untuk dibandingkan dengan budget).

BANKING

House bank

Adalah uang tunai “dalam jumlah terbatas” yang disetujui oleh manajemen dan dipergunakan dalam operasional sehari-hari untuk kepentingan hotel.

Bank Account

Data rekening hotel yang dipergunakan untuk operasional sehari-hari dan dikenal dengan hotel system, yaitu : Bank In, Bank Out.

Bank In

Adalah rekening bank yang berfungsi untuk menerima setoran hasil usaha hotel. Setoran unit hotel ke rekening bank in dapat berupa uang tunai, credit card, cek, bilyet giro, dan transfer. Semua hasil operasional (revenue) & non operasional harus disetor seluruhnya ke bank in keesokan harinya (kecuali hari Sabtu dan hari libur) dan tidak boleh dikurangi untuk keperluan pengeluaran rutin atau pengeluaran lainnya oleh hotel. Sedang Sabtu dan hari libur, semua hasil operasional (revenue) harus disetorkan pada hari kerja berikutnya. Sementara dana disimpan di brankas.

Bank Out

Adalah rekening yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional juga pembayaran : supplier, remunerasi karyawan, dapat berupa uang tunai, cek, bilyet giro, dan transfer.

Pembuatan Bukti Bank

Semua transaksi bank in dibuatkan bukti penerimaan bank dan bank out  bukti pengeluaran bank.

Daftar Rekening

Untuk  sebuah system akutansi, daftar rekening adalah sangat penting, karena daftar rekening merupakan hal yang pokok untuk pencatatan dokumen, jurnal, buku-buku besar, laporan-laporan maupun keseluruhan procedure yang digunakan pada system akutansi. Karena banyaknya rekening-rekening (account) maka proses dan daftar itu perlu diatur secara teratut sehingga mudah untuk menemukannya dengan memberi nomor dan kode-kode pada semua rekening (account) yang ada.

Pada dasarnya rekening digolongkan :

1. Rekening riil (real account), yaitu rekening yang merupakan unsure dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari :

a.   Rekening harta (aktiva)

b.   Rekening utang

c.   Rekening modal

Rekening utang dan modal ( rekening Pasiva ), sisa dari rekening riil ini pada akhir periode pembukuan, akan digunakan sebagai sisa awal untuk periode akutansi berikutnya.

2. Rekening nominal / rekening sementara (nominal/temporary accounts), yaitu rekening yang merupakan unsure – unsure dalam penyusunan perhitungan Rigi-Laba. Rekening ini terdiri dari :

a.   Rekening penjualan / Pendapatan

b.   Rekening harga pokok dan Biaya

Pada akhir tahun, buku kedua rekening ini akan dipindahkan ke Rugi Laba dan pada akhirnya akan dipindahkan lagi ke rekening modal.

Dalam setiap periode akutansi, siklus akutansi akan diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post closing trial balance. Proses akutansi bisa dilakukan secara manual maupun (system) komputerisas.

Siklus akutansi merupakan tahapan-tahan dalam yang terdiri dari :

1.  Pengumpulan data administrasi keuangan.

2.  Analisis transaksi.

3.  Membukukan transaksi keuangan pada jurnal.

4.  Membukukan pada buku besar.

5.  Menyiapkan neraca percobaan.

6.  Menyiapkan jurnal penyesuaian.

7.  Menyiapkan laporan keuangan.

Arus Dokumentasi Akutansi (accounting flow chart)

Adalah suatu siklus mulai dari terjadinya transaksi yang menimbulkan dokumen dasar dan kemudian ke jurnal dan dicatat ke buku besar sehingga dapat disusun laporan keuangan yang berupa Neraca Perhitungan Rugi – Laba.

NERACA

Maksud dari penyusunan Neraca adalah untuk menyajikan posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu yang berupa harta yang dimiliki, utang serta modal perusahaan. Neraca yang disusun setiap bulan dikenal sebagai Neraca Interim ( antar waktu ) yang dimaksud untuk mengawasi efisiensi perusahaan.

Pos-pos Neraca dibedakan mana yang current asset / current liability dan mana yangg non current asset / liability yang bisa ditulis dalam Neraca.

Seperti penggolongan berikut :

I.  Asset( kekayaan ), dalam neraca akan terlihat pada sebelah

    Debet (kiri).

1.  Current Assets ( harta lancar )

• Cash ( uang tunai, bank, serta dengan kas / deposito )

• Account Receivable ( AR / Piutang / tagihan )

• Inventories ( persediiaan )

• Prepaid Expenses ( biaya dibayar dimuka, antara lain : biaya premi asuransi, biaya sewa gedung ).

• Other Current Asset (harta lancar lanilla : antara lain : pembelian dimuka atas statu barang yang jumlahnya akan berkurang apabila barang yang dibeli diterima.

• Fixe Asset ( barang brgerak maupun tidak brgerak : kenderaan, gedung ) 

• Operating Equipment ( chinas ware, glassware, silverware )

• Deffered Charge ( biaya yang ditangguhkan pembebanannya antara lain : pre-opening expenses )

2 .  Fixed Asset ( harta tetap )

3.  Others Asset

II. Liability ( hutang ) ,dalam nerca akan terlihat dalam sebelah

     Kredit kanan.

1.  Current Liabilities ( kewajiban lancar )

• Account Payable – Trade Creditor ( hutang dagang ).

• Others account Payable ( untuk menampung hutang-hutang yang lain seperti : service charge )

• Account liabilities ( hutang tertahan yang harus dibayarr ).

• Affiliated Company Account( account yang digunakan untuk mencatat hubungan rekening Koran kantor pusat dengan rekening Koran unit )

• Deffered Income( pendapatan yang belum menjadi hak perusahaan antara lain : room deposit, banquete deposit, store rental deposit )

• Reserve( disebut juga account cadangan ). Antara lain seperti : reserve untuk THR dicadangkan 1 bulan gaji sesuai dengan ketentuan yang ada dihotel.

Neraca terlihat sebelah Kredit kanan.
berjalan )

2.  Long term Debt

III. Capital / NET Worthdan Operating Control Account dalam

1.    Capital Stock ( modal saham ).

2.    Retained Earning ( laba yang ditahan ).

3.    Current Profit or Loss ( keuntungan / kerugian bulan / tahun

ANALISA

Management akan dapat menganalisa kemampuan perusahaan dari :

1. Current Rasio ( Working Capital Ratio ) = current asset / current liabilities. Yaitumembandingkan jumlah harta lancer dengan kewajiban lancar.

• Jika harta lancer > kewajiban lancer, atau CR > 1, artinya perusahaan “liquid” ( mampu bayar hutang lancar )

• Jika harta lancer < kewajiban lancer, atau CR < 1, artinya perusahaan kesulitan membayar hutang lancarnya.

2. Quick Ratio atau Accid Test Ratio = Current Asset – Inventory / Current liabilities. Yaitu membandingkan jumlah current asset yang mempunyai likuiditas yang tinggi dengan current liablitties. Perbandingan < 1 dianggap kurang baik.

3.  Activity Ratioadalah rasio yang mengukur likuiditas aktiva tertentu dan efisiensi pengelolan asset. Yang termasuk dalam kategori ini adalah rata-rata pengumpulan piutang ( average collection period ), perputaran piutang ( account receivable ), perputaran barang ( inventory turnover ), perputaran aktiva tetap ( fixed assets turnover ) dan perputaran total aktiva ( total assets turnover).

4. Profiability Rasioadalah rasio yang mengukur kinerja secara keseluruhan perusahaan dan efisiensi dalam pengelolaan aktiva, kewajiban dan modal. Yang termasuk dalam kategori ini adalah prosentase laba kotor ( gross profit margin ), prosentase laba bersih ( net profit margin ), cash flow margin, return on total assets ( ROA ) atau return on investment ( ROI ), return on equity ( ROE ) dan cash return assets.

FIXED ASSET

Ini disebut aktiva tetap atau harta tetap atau disebut juga company propery.

Fixed Assed dapat dibedakan :

1.  Fixed Assets

2.  Operating Equipment

Fixed Assets

Yang digolongkan dalam Fixed assets adalah :

• Land – ini tidak dikenakan depreciation
• Garden & land Improvement – ini dikenakan depreciation
• Building & building equipment – ini dikenakan depriciation dengan jangka waktu 10 – 20 tahun, account ini berupa bangunan hotel, kantor, gedung, gedung untuk mesin listrik.
• Additions, Replacement and improvements adalah kelak diadakan perubahan, penambahan serta penggantian yang berarti menambah nilai gedung tersebut secara tidak langsung.
• Air Conditioning equipment – ini dikenakan depreciation 5 tahun.
• Furniture, Fixture and equipment termasuk dalam golongan ini adalah perabot kantor, perabot kamar, mesin-mesin, mesin kantor dan sejenisnya.

Automobiles, bagi suatu hotel / restaurant adalah alat angkut tamu, alat pengangkut bagi barang gudang dan alat pengangkut bagi karyawan.

Operating Equipment.

Yang digolongkan dalam golongan ini adalah :

• Chinaand glassware room

• Chinaand glassware F & B

• Linen Room

• Linen F&B

• Silver F&B

• Uniform