Akunting Departemen Hotel

Accounting Departement

Departemen Akuntansi yang berfungsi untuk membuat catatan segala transaksi-transaksi yang terjadi secara teratur, sehingga setiap akhir bulan, akhir tahun mampu memberikan informasi laporan tentang posisi keuangan hotel yang menyangkut harta, utang dan modal demikian juga  dengan perihitungan laba-rugi.

Hotel Accounting

Ungkapan "uang membuat dunia berputar" memang benar untuk akuntan hotel. Adalah melacak setiap transaksi keuangan di hotel untuk memastikan bahwa semua uang yang masuk dan keluar secara akurat dicatat dan ditangani. Jika ada perbedaan, harus diselidiki dan diperbaiki atau buatlah laporan alasan mengapa hal itu terjadi, apakah sengaja atau tidak (kesalahan atau penipuan)

Dalam sistem ini juga akan menangani perhitungan upah, gaji dan pembayaran yang ada di hotel, kecuali jika bekerja untuk sebuah kelompok hotel besar, dalam hal ini  mungkin akan berbasis di kantor pusat dengan tanggung jawab untuk properti tertentu.

Kunci tanggung jawab :

• Pengendalian daftar gaji
• Memproduksi seperangkat akurat rekening akhir bulan, dengan perbandingan    untuk prakiraan dan periode sebelumnya
• Menyiapkan akun laba rugi dan neraca untuk manajemen 
• Membantu dalam penyusunan anggaran dan perencanaan bisnis termasuk pendapatan yang diproyeksikan kamar
• Rekonsiliasi laporan bank
• Undang-undang yang berlaku /  tentang PPN

Chasing akhir pembayaran, pelaporan kredit macet dan mengawasi secara hati hati pada arus kas.

Prosedur akuntansi Hotel membantu suatu perusahaan dalam industri perhotelan menyiapkan laporan keuangan yang akurat yang sesuai dengan peraturan dan prinsip-prinsip akuntansi. Peraturan ini termasuk prinsip akuntansi yang berlaku umum, standar pelaporan keuangan  dan Peraturan Pemerintah yang berlaku di Indonesia. Juga berhubungan dengan Head Office (jika hotel group), Pajak Daerah dan Perusahaan Akuntansi Publik .Bila ditinjau dari fungsi Departemen Akuntansi dapat dipisahkan jadi beberapa hal :

1. Menerima pembayaran kas yang ditangani oleh General Cashier (Kasir Umum) untuk disetor ke Bank (Bank In).
2. Melaksanakan pengeluaran Kas untuk pembayaran yang relatif kecil,  pembayaran cek untuk pebayaran yang besar-besar dan ditangani oleh General Cashier.
3. Mencatat pembelian barang yang tidak dibayar secara tunai serta biaya - biaya yang dikeluarkan dan ditangani oleh Account Payable (Bagian Utang)
4. Account Receivable (Bagian Piutang) bertanggung jawab membukukan piutag dan bertanggung jawab atas semua tagihan dan umur piutang.
5. Proses Night Audit dimaksudkan untuk memeriksa dan memastikan semua penjualan dan penerimaan pembayaran di Front Office, restoran maupun di outlet lainnya dan menutup semua transaksi pada hari yang bersangkutan. Dalam proses ini, sistem akan mengakumulasi semua data dan mencetak laporan.
6. Mencatat pendapatan / penjualan hotel yang dilaksanakan oleh Income Auditor. Memastikan kebenaran perhitungan dari night audit dan mengalokasikan  pendapatan sesuai general ledger. Memastikan kelengkapan dokumen yang sesuai dengan prosedur operasional hotel. Mengakumulasi dan menganalisa Sales Income tiap hari.
7. Menghitung biaya-biaya yang dikeluarkan dan dilaksanakan oleh Cost Control, baik untuk bahan-bahan Food Beverage, bahan dan harta operasional ataupun harta tetap
8. Membeli barang-barang keperluan hotel yang dilaksanakan oleh Purchasing (bagian pembelian).
9. Menerima barang yang dibeli dan diterima oleh Receiving (bagian penerimaan barang) serta menyimpan di dalam gudang.
10. Menyiapkan laporan keuangan yang dikerjakan oleh Bookkeeper (penataan buku).

Business Process / proses bisnis

Dalam melakukan proses bisnis menyangkut beberapa   kegiatan tentang :

Cash Flow

Dimana ini sebagai indicator kemampuan hotel dalam mengeluarkan ongkos-ongkos operasional. Dalam Cash Flow ini ada sisi yang sangat penting yaitu bagian

• Expense (Debet) :Purchasing, Receiving, Storekeeper, Cost Control dan Account Payable
• Revenue (Kredit) :Night Audit, Restaurant & Bar Cashier, Income Audit, Account, Receivable, General Cashier, Bookkeeper, Accounting Manager.

Internal Control

Pengawasan di dalam, dimana pengawasan ini sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya kerugian tentang transaksi ataupun tentang ketidakcocokan proses accounting yang banyak berhubungan dengan  data-data, billing system dll.

Report Operation

Analisa laporan kegiatan operasional hotel yang antara lain berhubungan dengan pendapatan, pengeluaran dan biaya-biaya lainnya.

• Financial Statement design & setupLaporan Keuangan.
• Customized Daily Reports, Management reports & Owner reportsCustomized Laporan harian, laporan Manajemen & laporan Pemilik
• Review and refine existing setups and reportsReview dan perbaikan atas laboran keuangan
• Monthly accounting functions*Bank reconciliationsRekonsiliasi bank
• Training for new employees, both in person and online/phone.Pelatihan untuk karyawan baru accounting staff.
• Provide continuity as Interim ControllerEstablish internal control procedures Menetapkan prosedur pengendalian internal
• Internal controls and auditKontrol internal dan audit
• Accounts payableHutang
• Budget and ForecastAnggaran dan Prakiraan 

Other financial services designed to meet your needsElectronic Data Processing (EDP)

Software

Electronic data processing adalah penanganan perangkat lunak / software (maintenance, back up database troubleshooting ), secara rutin update pattern antivirus yang ada di server dan klien dan bertanggung jawab atas keamanan database di server.

Hardware

Perangkat keras / hardware, maintenance terhadap networking,hardware trouble shooting dan pengolahan data elektronik. Melakukan penyempurnaan infrastruktur organisasi yang meliputi beberapa aspek antara lain, penyempurnaan sistem dan mekanisme tata kerja, pengembangan sistem teknologi informasi, penajaman sistem pengawasan intern dalam pengelolaan dokumen atau data, juga monitoring secara rutin terhadap traffic networking -nya.

Information Technology   Management ( IT Management )

Untuk membuat sebuah service kepada tamu dapat dilayani dengan akurat, aman, cepat dan menyenangkan dan informasi selalu update antara satu dengan department lain dibutuhkan “ integrated service” sehingga bisa mendatangkan revenue yang maximal. Namun hal ini juga membutuhkan investasi dan perbaikan / pengembangan yang berkelanjutan.

IT investment / development step by step :

• Computerized reservation system, guest accounting, GL accounting systems.
• Front Office Systems
• Point of Sales terminals for F&B outlets.
• Computerized energy management systems
• Electronic card key systems
• Automatic check out machine.
• Integrated system for 300-plus room facilities.
• MIS control System ( Management Information system ), communication.

Contoh MIS pada hotel system.

No	Task	Information System	Subprogram
1	Reservation	Room availability	Guest data, room inventory, deposits, special request, blocking, arrivals, departure, VIP
		Confirmation	Reservation Registration Check Out Plan
2	Front Desk	Check In	Reservation Guest Data Room  inventory Room Status Security Reports Self Check In Keys Deposits
		Room Status	Room inventory Availability Reports
		Posting to guest accounts	Point of Sales Rooms Tax Transfer Adjustment Paid Out Miscellaneous charges Phone Display Folio Reports
		Guest Credit Audit	Fund Availability – Bank  confirmation
		Advance Deposits	Daily Report cash receipt
		Cashier	Cashier Reports
		Check Out	Folio, adjustment, cashier, Minibar usage, cashier, back office transfer, reports, guest history
3	Call Accounting	Guest  information	Guest information Employee information Post Charges Messages Wake up calls. Reports
		Call Posting	Point of Sales Rooms Tax Transfer Adjustment Paid Out Miscellaneous charges Phone. Display Folio Reports
4	Housekeeping	Room Status	Room availability Personnel assignment Analysis, Housekeeper’s Report Equipment / supplies Inventory and usage Maintenance request
		Facilities Malfunction Report & Follow Up	Total daily by type of malfunction. Malfunction by room, history, Frequency of Malfunction. Daily customer complaint reports.
5	Maintenance	Work Order, repairs &  maintenance, renovation / Improvement / additional facilities job order.	Review work order. Status Cost / labor analysis. Inventory. Repair cost analysis. Energy usage analysis. Guest Room Power start.
6	Food and Beverage	Point of Sales	Point of Sales Posting Cashier reports Food/beverage inventory, Aging, expiration, Recipes Sales control Sales production analysis. Labor analysis. Special inventory report (wine, caviar, imported goods, etc
		Menu profitability analysis	Cost of good sold formula
		Inventory	Sub ledger of inventory
		Recipes	Secret recipes inventory. General recipes inventory
7	Sales and Marketing	Client File	Guest history, word   Processing, client files, Banquet files, desktop Publishing, report, travel agencies, competitor’s price history
		Direct mail	Mail Report
		Guest History	Guest loyalty rating, Gift, surprise extra discount
		Travel Agent & MICE	Data base and guest contribution to hotel. Event history
8	Night Audit	Room and Tax posting	Guest charges Department total City Ledger, Cashier, Financial Report, Housekeeping
		Various operational report	Lost & Found report
9	Accounting	GL system,    eg : Chart of account Manual of account Special journal General Ledger Report format, Balance Sheets, Profit & Loss. Cashflow, equity changes, Notes to FS, appendice	Account Payable Sub ledger, Account Receivable Sub ledger, Inventory subledger. Fixed asset subledger Including IT harware E.xpenses subledger, Payroll. Segmental assets Subledger. Segment revenue Subledger Segment profit & loss General Ledger
		Management accounting system	Floor price full costing, Direct costing & pricing Value added cost Monitoring.
		Tax accounting system	Corporate income tax, PBB, Retribution, PPh 21, tax filing, investigation
		Balance score cards	Database needed by BCS
10	Human Resources Management	HR score cards	Employee File Job control List, word processing
		Personnel File	Employee history, salary History, rises and promotion, etc
		Time & attendance, Performance records	Clock card attached to EDP / attendance finger system
11	Procurement	Purchase order system. Automatic recorder point etc	ERP etc
12	Security	Parking Database	Security codes, personnel identification number, In-out, Analysis, Report Keys. Fire Alarm, Burglar Alarm. Security code transaction
13	Event Management	Show, music, garden barbeque. Banquet event order,  etc	Database of previous event, Cost & benefit
14	Garden & Pool	Investment, repair and maintenance etc.	Subledger control
15	Finance and banking	Head office / Group intercompany account. Report to creditor.	Bank account subledger, Automatic loan repayment system.

Semoga Bacaan diatas bermanfaat buat pembaca